Mówiąc o urzędzie przyszłych środków mówić o oszczędności papieru, a dokładniej, w jaki sposób nowe udoskonalenia technologiczne mogą pomóc przedsiębiorstwom każdej wielkości uzyskać oszczędności i działać skuteczniej za pomocą dokumentów elektronicznych.
Chociaż korzyści z elektronicznego urzędu wydaje się bardziej niż oczywiste, że trudno jest realizowane przez MŚP, które są na ogół odporne na innowacje technologiczne. Kiedy pyta o powód tego "braku zainteresowania zarządzania dokumentami" wśród MŚP, ogólna obserwacja jest, że duże przedsiębiorstwa, takie jak banki, rozumie potrzebę zmniejszenia zużycia papieru, a wielu z nich już wdrożonych systemów zarządzania dokumentami. Jednak korzyści wynikające z zarządzania dokumentami nie są tak wyraźnie doceniane przez małych i średnich przedsiębiorstw, które mają znacznie mniejsze ilości drukowanych dokumentów.
Mimo to, nie oznacza to, że zużycie papieru małych firm w Hiszpanii nie powinien być sprawa do rozpatrzenia. Jest to nadużycie z papieru i pracownicy zazwyczaj nie są świadomi, że drukowanie jest koszt dla firmy. Oni nie zdają sobie sprawy ile koszty druku spółki na koniec roku.
Z tego powodu zachęcamy przedsiębiorców do wdrażania systemów zarządzania dokumentami w mały eksperyment. Wystarczy poinformować pracowników, że system kontroli druku zostaną zainstalowane (choć naprawdę nie będzie) dla nich zwracać uwagę na swoje przyzwyczajenia drukowania i drastycznie ograniczyć zbędne drukowania.
Oszczędności dla MŚP
Jednakże, zarządzanie dokumentami nie zależy tylko od podejmowania pracownicy wiedzą o jego potrzeby, ponieważ technologia odgrywa również ważną rolę w tej dziedzinie. W rzeczywistości, odpowiednie zarządzanie procesami drukowania mogą przynieść oszczędności w wysokości 30%.
Oszczędności są uzyskiwane z wielu systemów funkcjonalnych, które umożliwiają pracowników biurowych do drukowania, kopiowania, przechwytywania obrazów, jak i wysyłać i odbierać wiadomości e-mailem wszelkiego rodzaju dokumentów oraz odpowiednie oprogramowanie do kontroli to kto i dlaczego, ustalać ograniczenia drukowania, itd. . Ponadto, jeśli cały proces outsourcingu (fizyczne komponenty, materiały eksploatacyjne itp.), małe i średnie przedsiębiorstwa mogą obniżyć koszty jeszcze bardziej.
Jednakże, dlaczego nie są te technologie większy sukces wśród małych firm, mimo wszystkich oczywistych przewag? Kilka czynników wchodzi w grę. W pierwszej kolejności istnieje ogólny brak wiedzy z sektorem małych przedsiębiorstw, które wydają się być zbyt konserwatywne i niezbyt chętnie podejmuje ryzyko w zarządzaniu systemów IT. Mentalności samych małych przedsiębiorstw sprawia, że mały przedsiębiorca działa impulsywnie, nie definiując jednoznacznie różne role w firmie. Mały przedsiębiorca chce mieć absolutną kontrolę nad wszystkim, co po prostu nie można.
Innym czynnikiem, który ma podkreślić, że organizacje często są odporne na zmiany ze względu na przestarzałe procesy, które funkcjonowały od wieków, ale nie można łatwo zastąpić, ponieważ przedsiębiorcy uważają za trudne do znalezienia i wdrożenia nowych i odpowiednich technologii.
W rzeczywistości jest to problem braku wiedzy, od instalacji tego typu systemów do zarządzania dokumentami jest bardzo prosta, są niskie koszty inwestycji i zwrotu z inwestycji jest prawie natychmiastowe.
Urząd przyszłości
Jednakże, istnieją powody aby sądzić, że oszczędności papieru będzie również rzeczywistość w świecie małych i średnich przedsiębiorstw prędzej czy później. Pierwszą z nich jest istnienie "konfliktu pokoleń", który wskazuje, że przedsiębiorcy od ponad 50 lat nadal są bardzo przywiązane do papieru, do tego stopnia, że nawet wydrukować wszystkie dokumenty, które otrzymują za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nowe pokolenie jest coraz bardziej świadomi znaczenia sprawnego zarządzania dobrem rzadkim.
Z drugiej strony, nasze społeczeństwo jest coraz bardziej otwarta na ekologiczne sumienie i uważa, że przedsiębiorstwa powinny odgrywać wiodącą rolę w sprawach dotyczących środowiska. Oczywiście, ruchów, takich jak Green IT i ekologiczne sumienie będzie miał wiele do powiedzenia w niedalekiej przyszłości.
Ekologicznego sumienia, jednak nie tylko wyjść z samych przedsiębiorców, ale również "nałożonych" przez rząd za pomocą ustaw, podatki, ale nie wierzę, że jest idealnym sposobem, aby wprowadzić zmiany. Nie możemy coś zmienić dekret, i instytucje, które starają się to naiwne. Zmiany muszą być wprowadzone na temat stopniowo. Zamiast nałożone, zmiany muszą być popierana.
Julio Olivares, przewodniczący DocPath
